El ecosistema empresarial moderno está impulsado de manera increíble por los datos. Tanto si es una gran empresa como una PYME, los datos debemos organizarlos, almacenarlos y mantenerlos a salvo. Depender tanto de la información significa que tenemos miles y miles de documentos que tenemos que gestionar y controlar. Si bien a la hora de gestionar documentos, continua habiendo cierta confusión en torno al control de documentos frente a la gestión de documentos.
En muchas ocasiones estos términos son intercambiados. Sin embargo, existe mucha diferencia entre el control de documentos y la gestión de documentos. Hoy vamos a conocer las diferencias entre ambos términos.
Control de documentos:
Con este término nos referimos a los aspectos de seguridad y credibilidad del mantenimiento en tus documentos. Cuando hablamos de control de documentos nos referimos a los procesos que implican el seguimiento de las versiones actuales y anteriores de documentos. Este proceso implica:
- Mantener la seguridad de los documentos
- Controlar las diferentes versiones de los mismos.
- Revisión
- Un proceso de aprobación
- Regular la presentación de los documentos
Aspectos que ayudan a las empresas a mantener un registro de los documentos utilizados en el pasado y quién ha tenido acceso a los mismos. Un documento controlado es seguro, ya que tiene un registro de su historial de versiones y un registro de la persona que ha realizado cambios en ellos.
Los documentos que están controlados tienen menos posibilidades de ser utilizados de manera indebida o presentarlos con errores, ya que hemos desarrollado un riguroso proceso de aprobación.
Con el control de documentos mantenemos un rastro de papel digital. Hoy en día es fundamental para las empresas por diversas razones. Sin embargo, no resulta tan fácil como parece. Gracias a la gestión documental, mantener un fondo documental controlado se ha convertido en algo muy sencillo.
Son sistemas que no sólo automatizan las gestión documental, sino que mantienen al mismo tiempo un seguimiento de todos los documentos esenciales, y además sin que supongo un gran esfuerzo.
Gestión de documentos:
En este debate, éste término es un genérico. No quiere decir que tenga menos importancia. La gestión documental hace referencia a los procesos que implican la digitalización de documentos en papel, su almacenamiento, validación, indexación y actualización.
Cuando tenemos un documento controlado hablamos de un documentos gestionado, pero no todo documentos gestionado es un documento controlado. En otras palabras, el control de documentos es uno de los aspectos de la gestión documental que garantiza la seguridad de los mismos.
La gestión documental es parte esencial de las empresas hoy en día. Esto es debido a que las empresas se centran en digitalizar sus documentos en papel y en mantener un sistema para todos los documentos futuros. Afortunadamente, gestionar los documentos se ha vuelto una tarea relativamente sencilla gracias a diferentes herramientas de gestión documental. Sistemas que proporcionan a las empresas un conjunto de herramientas que facilitan la gestión y el control de los documentos.
¿Qué es más importante: el control de documentos o la gestión de los mismos?
Cuando se presenta la discusión del control de documentos frente a la gestión de documentos, debatimos sobre qué proceso es más importante. Craso error, porque ambos procesos son igual de importantes y están interconectados. No podemos tener un documento controlado sin practicas la gestión de documentos.
Éste es un proceso integral, que implica diferentes procesos en torno al registro, seguimiento, actualización y seguridad de los documentos. De hecho, la gestión documental es algo factible y real también para las pequeñas empresas. Gracias a los sistemas de gestión documental proporcionamos a las empresas y a las PYMES las herramientas necesarias para mantener sus documentos en orden.
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Responsable de Comunicación en Adiss
