¿Cómo optimizar el control horario en las empresas?

gestionar el tiempo

Gestionar el tiempo de forma efectiva y, más en entornos laborales, es una necesidad que todos los CEOs plantean a sus equipos a lo largo de un proyecto.

En aquellos trabajos en los que interviene la creatividad, la gestión del tiempo debe ser impecable: documentarse, crear, realizar bocetos, desarrollar determinados trabajos, los plazos de entrega, los cambios que pide el cliente… son elementos fundamentales en este tipo de procesos.

Llegados a este punto se hace imprescindible emplear el tiempo de una forma efectiva y para ello es importante desarrollar unas pautas correctas de time management.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Como su propio nombre indica, gestión del tiempo se refiere a una gestión y una organización óptima del tiempo del que disponemos.

Y no solo para desarrollar un trabajo, sino para conseguir una mejora o una mayor eficacia en cualquier actividad que llevamos a cabo.

En ocasiones es posible que la palabra «plazos» te asuste; sin embargo, seas empleado en una gran o pequeñas empresa o autónomo, todo tiene una plazo de entrega, una fecha límite. Y aquí es dónde aparece el tiempo y optimizar la forma en que se emplea.

El tiempo es, posiblemente, uno de los bienes más apreciados por el hombre. Cada día tiene 1440 minutos que debemos gestionar. Un tiempo que nadie puede cambiar. Sin embargo muchos no logran aprovechar el potencial de estos minutos, que si no nos organizamos pueden terminar siendo horas, días y meses…

Sabemos que la vida no es sencilla, que no siempre podemos solucionar todo con un calendario o con una lista de tareas. No iba a ser todo tan fácil. Imprevistos o tareas acumuladas pueden hacernos perder el tiempo. Que el tiempo no se convierta en un tirano sino tu mejor aliado debería ser tu objetivo.

El tiempo es valioso y gestionar el tiempo no es consecuencia de ningún libro escrito por un gurú. Para lograrlo deberíamos hacernos la siguiente pregunta: ¿cómo usamos el tiempo para que nuestra vida sea significativa?

Los grandes asesores son quienes nos proporcionan trucos, sistemas y consejos para hacer más, trabajar rápido y conseguir ser eficientes, si bien siempre deberemos cuestionarnos primero ¿por qué debemos gestionar el tiempo? Porque es valioso. Y… ¿cuál es su valor?

A pesar de los que dicen muchos, el tiempo no es oro. Quienes relacionan tiempo y dinero sufren mucho estrés, siempre tienen prisa y son menos felices.

Decía el filósofo Séneca, que de esto sabía un poco, que aquellos que piensan que el tiempo es oro, le están dando poco valor al tiempo que tienen. El tiempo que tenemos es una variable limitada. Cuando llegues a esta conclusión comprenderás entonces por qué es importante la gestión del tiempo.

¿Cómo podemos desarrollar técnicas de gestión del tiempo?

Durante ciertas épocas tendrás acumulación de retrasos, noches sin dormir, que afectan a la entrega de tus trabajos.

El primer error que deberíamos evitar es pensar que la creatividad o la máxima eficiencia viene de la presión de las propias tareas. La buena organización, la creación de hábitos sanos y utilizar herramientas útiles son aspectos que aportan valor añadido.

Organizar el tiempo significa elegir y, en muchas ocasiones, decir que no para evitar hasta la coronilla por el estrés. Evidentemente no a un cliente. Las decisiones tomadas hoy influyen en el tiempo que dedicarás mañana a un proyecto.

Existen diferentes métodos, veamos algunos:

Análisis de Pareto

Un principio que señala que el 80% de las actividades pueden completarse en un 20% del tiempo disponible. El 20% restante lo completas con el 80% del tiempo.

Dividimos las actividades en dos partes y deberías hacer primero aquello que requiere menos tiempo. Con esta técnica del 80/20 conseguirás, tras dedicar el 20% del tiempo, completar el 80% de las tareas.

Técnica Pomodoro

Aunque estamos en un blog de tecnología hablamos de una técnica basada en los clásicos temporizadores de cocina con forma de tomate, desarrollada por Francesco Cirillo, en los años 80. Te explicamos como funciona:

  • Necesitas un temporizador de cocina o, por ejemplo, descargar la app Tomato Timer en IOS o Android.
  • Divide tus tareas en intervalos de 25 minutos y escoge una tarea de tu lista.
  • Durante 25 minutos concéntrate al 100% en la actividad elegida.
  • Cuando acabe el tiempo, para 5 minutos.
  • Una vez tengas 4 tomates puedes hacer una pausa de 15 minutos.

Con independencia de estas reglas cada uno puede establecer sus propias reglas, recordando que resulta imposible hacer todo en poco tiempo.

Nuestro equipo ha desarrollado Kairos, una herramienta de gestión de tiempo que te invitamos a conocer.